W ramach projektu „EkoStudent, EkoEvent, EkoMasters” Fundacja na rzecz Jakości Kształcenia opracowała zbiór standardów, dzięki którym można odpowiednio zaplanować i ocenić wydarzenie adresowane do studentów, bez względu na jego charakter. Uwzględniono wydarzenia naukowe, kulturalne, edukacyjne, integracyjne oraz sportowe. Od małych konferencji rozpoczynając na masowych juwenaliach kończąc.

Planowanie

Przystępując do organizowania studenckiego wydarzenia, warto od samego początku, uwzględnić i zaplanować jego istotne elementy w taki sposób, aby zminimalizować potencjalnie negatywny wpływ na środowisko naturalne. Kluczowe jest zaimplementowanie sprawdzonych i dostępnych rozwiązań, dzięki którym ślad węglowy danego wydarzenia zostanie zmniejszony. Zalecane jest korzystanie z dostępnych alternatywnych rozwiązań pozwalających na ograniczenie wykorzystania tworzyw sztucznych, szczególnie tych nieulegających biodegradacji – w postaci naczyń jednorazowych, gadżetów, elementów dekoracji czy okładek na identyfikatory. Istotnym czynnikiem jest także przemyślane zaplanowanie czasu i miejsca danego wydarzenia. Wybór miejsca, do którego jest swobodny dostęp uczestników korzystających z komunikacji publicznej bądź transportu bezemisyjnego – jak rowery, hulajnogi czy dojście piesze – z pewnością jest lepszym rozwiązaniem niż wymuszona konieczność dojazdu samochodem. Aby zadbać o trawniki, krzewy, drzewa i inne nasadzenia wokół miejsce wydarzenia wskazane jest przeprowadzenie wizji lokalnej oraz zaplanowanie osłon, barierek czy wygrodzeń zapobiegających zniszczeniu, połamaniu bądź zadeptaniu okolicznych roślin. Ograniczenie hałasu, fajerwerków czy zanieczyszczenia światłem to z kolei, czynniki sprzyjające bioróżnorodności zwierząt zamieszkujących okoliczne rejony.

Badanie potrzeb

Podczas trwania planowanego wydarzenia zalecane jest, aby możliwie szeroko brać pod uwagę zróżnicowane potrzeby poszczególnych uczestników. Równy dostęp dla osób z niepełnosprawnościami, niedosłyszących czy z psami przewodnikami z pewnością zachęci ich do uczestnictwa w zaplanowanym wydarzeniu. Można spodziewać się, że wśród uczestników znajdą się osoby preferujące różne rodzaje diet czy też eliminujące pewne składniki pokarmowe. Umożliwienie szerszego wyboru wśród zbilansowanych potraw, jest nie tylko wyrazem dbałości o dobre samopoczucie wszystkich zaproszonych gości, ale także podąża za wyborem dużej części (ok. 40%) polskich studentów, którzy deklarują ograniczanie spożywania pokarmów pochodzenia zwierzęcego.

Wspólne działania – skierowane na ograniczenie śladu węglowego, emisji gazów cieplarnianych czy zanieczyszczenia środowiska tworzywami plastikowymi – dają ogromną możliwość współtworzenia społeczeństwa pozytywnie zmieniającego swoje otoczenie.

Samoocena organizatora

Eksperci z Fundacji na rzecz Jakości Kształcenia wskazują na 18 wymienionych poniżej czynników, jakie należy uwzględnić przy planowaniu eventu studenckiego.

1. Zero tworzyw sztucznych

Z reguły największy pozytywny efekt przynosi wyeliminowanie z wydarzenia lub ograniczenie do absolutnego minimum korzystanie z tworzyw sztucznych, w tym szczególnie z polistyrenu ekspandowanego (styropianu). Rozwiązaniem są naczynia wielokrotnego użytku lub biodegradowalne.

2. Ograniczenie marnotrawstwa żywności

Warto zaplanować przekazanie niewykorzystanej żywności „pokateringowej” do jadłodzielni lub stołówki dla osób w kryzysie bezdomności.

3. Wystrój wielokrotnego użytku

Przy projektowaniu scenografii wydarzenia trzeba uwzględnić jej wpływ na środowisko. Sprawdzić jakie jej elementy można wypożyczyć lub wykorzystać wielokrotnie. Należy unikać drukowania na ubraniach obsługi daty wydarzenia, aby mogły być wykorzystane w kolejnych edycjach lub w innych wydarzeniach.

Kwiaty cięte można zastąpić doniczkowymi w ekologicznych pojemnikach, które następnie zostaną rozprowadzone wśród uczestników wydarzenia lub pracowników uczelni.

Niezbędne materiały konferencyjne (np. identyfikatory) mogą mieć formę cyfrową, inne mogą być wytwarzane z surowców wtórnych lub nadawać się do wielokrotnego wykorzystania.

4. Cyfrowa promocja i elektroniczny obieg dokumentów

Zużycie papieru związane z organizacją eventu należy redukować na wielu polach. Jeżeli uda się wyeliminować tradycyjne plakaty i ulotki, a zaproszeniom i biletom nadać formę cyfrową, to warto zrobić kolejny krok i w wersji elektronicznej przesyłać wszystkie umowy, faktury, delegacje, certyfikaty, dyplomy, podziękowania oraz sprawozdania.

5. Możliwość segregowania odpadów

Jeżeli charakter wydarzenia tego wymaga trzeba oznaczyć miejsca na niedopałki i pojemniki na odpadki bio, zapewnić wystarczającą liczba pojemników, na bieżąco wymieniać worki na śmieci w czasie imprezy, czytelne informować uczestników o możliwościach i zasadach segregacji śmieci.

6. Wydarzenie bez gadżetów lub eco-friendly

Przez lata zawstydzającą stroną akademickich targów i konferencji było rozdawanie uczestnikom plastikowych przedmiotów z logotypami organizatorów lub sponsorów. Najczęściej były one produkowane w Chinach, płynęły do Polski tygodniami wytwarzając zbędny ślad węglowy, a potem trafiały do kosza tuż po zakończeniu eventu. Dzisiaj sytuacja wygląda lepiej, ale do ideału jeszcze daleko. Jeżeli organizatorzy są przekonani, że do utrwalenia swojej marki w świadomości uczestników muszą skorzystać z gadżetów, to powinni przynajmniej zadbać o to, aby były to przedmioty wyprodukowane lokalnie i rzemieślniczo, aby trafiały do osób zainteresowanych, a nie wszystkich uczestników wydarzenia. Oczywiście kiedy już wytworzymy gadżet z materiałów nadających się do kompostowania lub recyklingu, to nie można zepsuć całego efektu wkładając go do plastikowego opakowania.

7. Wybór czasu i miejsca organizacji wydarzenia

Tu również wpływ na środowisko jest niebagatelny. Przy wyborze miejsca trzeba uwzględnić przewidywane zużycia energii i dostęp do OZE, czasami również możliwość wykorzystania szarej lub deszczowej wody czy też dostęp do energooszczędnego oświetlenia.

Ważne jest możliwość dojazdu uczestników środkami komunikacji zbiorowej lub dotarcia na wydarzenie indywidualnie i bezemisyjnie (pieszo, rowerem, na rolkach lub hulajnodze). Organizator musi przewidzieć czy wydarzenie nie będzie zakłócało ciszy nocnej, czy będą potrzebne stojaki na rowery i hulajnogi, czy wytworzony ślad węglowy można zrekompensować.

8. Szacunek dla sąsiadów

Wydarzenie nie powinno wywoływać poczucia dyskomfortu u mieszkańców okolicy, w której odbywa się wydarzenie oraz u zwierząt domowych i dzikich. Dlatego trzeba ograniczać agresywne oświetlenie i hałas, szanować ogólnie przyjęte godziny ciszy nocnej.

9. Wydarzenie przyjazne dla roślin

W przypadku eventów plenerowych z reguły istnieje konieczność odpowiedniego wytyczenia przejść, zastosowano barierek i wygrodzeń, osłonięcia podłoża, drzew i krzewy. Jeżeli istniej taka możliwość można zaplanować rekultywację roślin po wydarzeniu

10. Wykorzystanie kranówki

Uczestnicy nie powinni być zmuszeni do korzystania z dystrybutorów wody lub wody butelkowanej. W coraz większej liczbie miejscowości w Polsce można im udostępnić wodę z wodociągów o potwierdzonej jakości (nadającą się do bezpośredniego spożycia) i czytelnie poinformować o możliwości korzystania z niej (na przykład przy użyciu poidełek).

11. Oszczędność energii

Trzeba zaplanować zużycie energii elektrycznej i cieplnej adekwatne do skali i charakteru wydarzenia, a ponadto korzystać z urządzeń energooszczędnych lub posiadających tryb eco, nie nadużywać ogrzewania, ani klimatyzacji.

12. Forma online lub hybrydowa

Formę on-line mogą mieć przygotowania do wydarzenia oraz te jego elementy, które można zrealizować zdalnie bez szkody dla jakości działania. Nie można zapominać o tak prostych i skutecznych rozwiązaniach jak połączenia telefoniczne z udziałem wielu uczestników czy wspólna praca nad dokumentami udostępnionymi w sieci.

13. Ekologiczne sprzątanie po wydarzeniu

Środki czystości powinny gwarantować bezpieczeństwo dla zdrowia i środowiska. W ich ocenie z reguły pomocne są uznawane w UE certyfikaty np. Ecolabel. Do sprzątania warto wykorzystywać narzędzia wielokrotnego użytku, produkowane z naturalnych materiałów i biodegradowalne.

14. Równy dostęp do wydarzenia

Karygodnym błędem jest uniemożliwienie udziału w wydarzeniu osobom z niepełnosprawnościami, zwłaszcza w sytuacjach, gdy wystarczy do tego odrobina dobrej woli i niewielkie nakłady finansowe. Najprostsze działania jakie można wykonać w tym obszarze to: dostosowanie strony projektu do potrzeb osób słabo widzących, wzmocnienie w odpowiednich miejscach dźwięku pod kątem osób niedosłyszących lub zapewnienie obecności tłumacza języka migowego, wprowadzenie dogodnych form komunikacji dla osób z problemami ruchowymi (również w toalecie i w miejscach wydawania posiłków) i odpowiednie oznaczenie przeznaczonych dla nich miejsc do parkowania, uwzględnienie obecności na wydarzeniu osób korzystających z pomocy psa przewodnika.

15. Zróżnicowane posiłki

Na większości wydarzeń trzeba uwzględnić potrzeby powiększającej się ostatnich latach grupy wegetarian i osób na dietach restrykcyjnych (wykluczających alergeny, wszelkie produkty odzwierzęce lub gluten). Uczestnikom trzeba zapewnić zbilansowane posiłki roślinne, a nie operować podobnymi zestawami dla wszystkich, z tym że część z nich ma zamiast mięsa większą ilość pozostałych składników.

Ostatnie trzy punkty eksperci adresują do organizatorów wydarzeń dużych, przed rozpoczęciem których istnieje możliwość przeprowadzenia badania potrzeb uczestników.

16. Uwzględniono różnice kulturowe i językowe

Należy rozpoznać potrzeby uczestników z innych kręgów kulturowych oraz posługujących się innym językiem niż podstawowy obowiązujący na danym wydarzeniu, a następnie zorganizować dla nich pomoc adekwatną do aktualnych potrzeb.

17. Uwzględniono różne stopnie wrażliwości

Bardzo często organizatorzy zapominają o obecności na wydarzeniu osób wykazujących nadwrażliwość sensoryczną. Jednym z najprostszych działań, które wychodzą naprzeciw potrzebom tych jest zorganizowanie tzw. pokojów wyciszenia.

18. Przewidziano wsparcie dla rodziców i opiekunów

Część wydarzeń organizowanych na uczelniach może odbywać się z udziałem opiekunów lub rodziców małych dzieci, w tym matek karmiących. Wsparciem dla nich będą takie działania jak: zapewnienie przewijaka w toalecie, umożliwienie odgrzewania posiłków dla dziecka, wydzielenie kącika zabaw lub innej przestrzeni dla dzieci, zapewnienie obecności animator zabaw.

Nasze podejście do organizacji studenckiego eventu może sprawić, że – w wariancie najbardziej optymistycznym – będzie on neutralny dla otoczenia. Istnieje jednak druga opcja – błędy w planowaniu i realizacji wydarzenia przyczynią się do dalszej degradacji środowiska, a dodatkowo powstanie zły wzorzec dla innych organizatorów.

Z już przeprowadzonych przez twórców projektu „EkoStudent, EkoEvent, EkoMasters” dwunastu pierwszych obserwacji studenckich eventów wynika, że najczęściej popełniane przez organizatorów błędy to: marnotrawstwo żywności i papieru, nadmiar potraw mięsnych i uboga dieta oferowana wegetarianom, nadmierny ślad węglowy będący następstwem złej organizacji transportu (chodzi tu zarówno o przejazdów uczestników jak i o zbędne przewozy materiałów konferencyjnych, gadżetów, banerów reklamowych, roll-upów, wody i żywności) oraz ciągle wszechobecny plastik.